Nội dung khái quát, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế. Quy định thay đổi theo thời gian và áp dụng khác nhau theo địa phương — nên hỏi cơ quan thuế, văn phòng đăng ký đất đai, tổ chức hành nghề công chứng hoặc luật sư cho trường hợp cụ thể.
Sau khi hoàn tất giao dịch, việc lưu hồ sơ đúng cách có giá trị lâu dài.
Những gì cần lưu
Giấy chứng nhận bản gốc.
Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng.
Chứng từ thanh toán các đợt.
Chứng từ nộp thuế và lệ phí.
Hồ sơ đăng ký biến động và giấy hẹn, giấy biên nhận.
Các văn bản thoả thuận, kể cả hợp đồng đặt cọc.
Vì sao cần lâu dài
Khi bán lại, người mua sẽ hỏi về nguồn gốc và về pháp lý.
Khi có tranh chấp, chứng từ là bằng chứng.
Khi làm thủ tục thừa kế, người sau cần biết tài sản có từ đâu.
Và một số trường hợp cần chứng minh giá vốn.
Cách lưu
Bản gốc ở nơi an toàn, khô ráo — két hoặc hộp chống ẩm.
Chụp ảnh hoặc quét toàn bộ, lưu ở hai nơi khác nhau.
Ghi một danh mục những gì đang có và cất ở đâu.
Với chứng từ thanh toán
Ưu tiên chuyển khoản có nội dung ghi rõ mục đích.
Thanh toán tiền mặt thì có biên nhận đầy đủ thông tin hai bên và chữ ký.
Nói cho người trong nhà biết
Ít nhất một người thân biết giấy tờ quan trọng cất ở đâu.
Đây là điều rất hay bị bỏ qua và gây khó khăn lớn khi có việc bất ngờ.
Rà lại định kỳ
Mỗi năm kiểm xem giấy tờ còn nguyên vẹn và còn tìm thấy được không.
Khí hậu ẩm làm giấy tờ hỏng nhanh hơn người ta nghĩ.
Hỏi đáp nhanh
Những gì cần lưu sau giao dịch?
Giấy chứng nhận bản gốc, hợp đồng đã công chứng, chứng từ thanh toán các đợt, chứng từ nộp thuế lệ phí, hồ sơ đăng ký biến động, và các văn bản thoả thuận.
Vì sao cần lưu lâu dài?
Vì khi bán lại người mua sẽ hỏi về nguồn gốc và pháp lý, khi có tranh chấp chứng từ là bằng chứng, và khi làm thủ tục thừa kế người sau cần biết tài sản có từ đâu.
Nên thanh toán thế nào?
Ưu tiên chuyển khoản có nội dung ghi rõ mục đích; thanh toán tiền mặt thì có biên nhận đầy đủ thông tin hai bên và chữ ký.
Điều gì rất hay bị bỏ qua?
Nói cho ít nhất một người thân biết giấy tờ quan trọng cất ở đâu.
